Imed Larguèche, Het Centrum Utrecht

Thuiszorg Het Centrum in Utrecht, Arnhem, Amersfoort en Zeewolde biedt VP, PV, BG-IND, HH1, HH2 en HH3. Zij gebruiken de registratie van Nedap vanaf 2005 en zijn vier weken geleden gestart met de planning. Daarnaast gebruiken zij het AZR verkeer, verloning en facturatie van Nedap waardoor geen ander zorgpakket meer nodig is. Thuiszorg Het Centrum heeft 500 cliënten in zorg.

Waarom zijn jullie overgestapt op Ons?

We besloten zes weken geleden om het hele proces met Nedap te doen. Vorig jaar keken we al naar de planning van Nedap maar dat was volgens ons nog niet voldoende uit ontwikkeld. Nu zag het er goed uit. Daardoor ontstond de mogelijkheid om een aantal interfaces te schrappen van andere partijen.

We hadden de planning bij een andere leverancier; daar stonden tevens de zorgarrangementen in. De nieuwe versie die zij uitbrachten beviel ons niet, de problemen begonnen zich op te stapelen dus we wilden een snelle overgang. Daarom zijn we toen opnieuw naar de planning van Nedap gaan kijken. Het is een voordeel dat je het proces versimpeld door met één pakket te werken, maar dat was voor ons niet het belangrijkste.

Bij het andere pakket moesten uren geëxporteerd worden tussen verschillende pakketten, dat betekent een enorme heen en weer van gegevens. We hadden zes interfaces en er was altijd wel iets dat niet goed ging. Ik was er veel tijd aan kwijt.

Hoe verliep de overstap?

Het is heel goed gegaan. De implementatie duurde vier weken. De medewerkers zijn geïnstrueerd door Theo (businesspartner Nedap healthcare) in twee halve cursusdagen, daarna hebben de medewerkers zelf andere medewerkers geïnstrueerd. Het systeem ligt zo voor de hand dat je er zelf uitkomt. We konden zelf de cliëntadministratie en de zorgarrangementen overzetten. Het scheelt wel dat de medewerkers het systeem al kenden omdat we al registreerden met Nedap.

De facturatie en de urenexport voor de verloning moesten geregeld worden in Ons. Dit heeft Theo gemaakt, voor een gedeelte was dit maatwerk. De facturatie in orde maken nam wel relatief veel tijd in beslag.

Tevens is de definitie van de rapporten aangepast. Nedap healthcare is echt het enige bedrijf dat alleen software verkoopt en geen consultancy. Elke leverancier zegt dat ze niet aan consultancy doen maar uit de praktijk blijkt wel anders.

Wat is belangrijk voor een succesvolle overstap?

We hebben acht damesplanners die geïnstrueerd zijn. Veranderingsmanagement is daarbij het belangrijkst; ze moeten meegaan en niet in het oude systeem blijven hangen.

We zijn relatief klein waardoor er eenvoudiger taken kunnen worden verdeeld. Je moet commitment creëren; we gingen van het ene pakket naar het andere. Mensen hebben de neiging bij het oude te blijven want dat kennen ze. We hebben de medewerkers overtuigd om ermee te werken. Er is een projectplan gemaakt waarin staat wat wanneer in het systeem moet zitten. Ik ging navragen hoeveel klanten ze er al in gezet hadden en hoeveel routes er al gepland waren. Als het te langzaam ging pakte ik een stuk over en liet ik zien dat je zelf makkelijk verder komt. Erop zitten en de voortgang bewaken kan omdat je een kleine organisatie bent.

Eenmaal bezig beseffen de medewerkers hoeveel eenvoudiger en simpeler het werkt ten opzichte van het voorgaande systeem. Zet je zorgarrangementen erin zoals je gaat plannen. De zorglegitimaties zaten er al gedeeltelijk in, die zijn er door Nedap met een import in gezet. Daarna kwam de instructie om te plannen; je hebt je cliënten, je hebt je medewerkers en dan kun je beginnen met routes maken.

Geen problemen?

Het is een kwestie van doen en herhalen. De medewerkers vonden het geen probleem om met het medewerkerportaal te gaan werken. Je stuurt ze een briefje waarop staat dat er via het medewerkerportaal gewerkte uren ingezien kunnen worden en dat men daar de planning kan bekijken en uitdraaien. Niet moeilijk. Momenteel logt 95 procent in op het portaal. Daarvoor moesten ze hun e-mail elke dag checken dus het was geen grote overgang.

Ik ben bovendien helemaal verlost van het draaien van batches en updates, dit regelt Nedap. Ik hoef niets meer te doen. De instructies die ik destijds kreeg voor het serverbeheer werden  gecompliceerder en ik kon het niet meer zelf beheren. Om hulp in te schakelen werden weer uren geschreven en daarmee onnodige kosten. Voor de toekomst denk ik dat er helemaal geen servers meer benodigd zullen zijn.

Nog wensen?

De facturatie verloopt nu via Access, Nedap zou dit misschien ook gaan oppakken, dat zou mooi zijn. Tevens komt Nedap nog met een uren export specifiek voor AFAS. De huidige export is geschreven voor een ander pakket. Die werkt ook maar  behoeft nog een tussenstap via Access waarin sommige uren eruit worden gefilterd, bijvoorbeeld die van uitzendkrachten en andere medewerkers die geen verloning hebben. Op zich simpel en snel, maar die stap kan er op termijn ook weer uit. De enige wens is dat het zo simpel blijft als dat het nu is.

Dat is precies wat is fout gegaan bij de andere partij; ik was hele dagen bezig met IT. Ik denk nooit aan Nedap, AFAS en Access; het werkt, het doet wat het moet doen. Bij de andere partij was men meer met de IT zelf bezig dan met het doel waarvoor je als klant deze IT hebt aangeschaft en ingezet. Als ik een pen heb moet hij het gewoon doen en wil ik niet bezig zijn met hoe ik het moet slijpen of aanzetten.

Voor meer informatie:
Thuiszorg Het Centrum
Nieuw Amsterdamlaan 6
3526 AG Utrecht
Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
www.thuiszorghetcentrum.nl