Jan Stevenson van Interzorg Ferwert

Interzorg Ferwert is van oudsher een intramurale instelling die ook extramuraal zorg levert. In de loop van de jaren is de extramurale zorg geprofessionaliseerd door middel van zelfstandige thuiszorgteams. Er wordt aan ongeveer 900 klanten zorg geleverd. Zij hadden een ander pakket als leidend klantsysteem. De registratie ging nog volledig op papier en werd ingevoerd door mensen in de backoffice. Binnen drie maanden wilden zij hun centrale klantsysteem uitfaseren en starten met Ons, de registratie automatiseren en een nieuw werkproces inrichten gericht op wijkzorg.

Waarom zijn jullie overgestapt?

We hebben vorig jaar besloten om minder afhankelijk te willen zijn van systemen die hier binnen staan, dus we wilden gaan outsourcen. Op het moment dat wij gingen zoeken naar een web-based versie vertelde onze leverancier dat we nog moesten wachten, ze waren nog niet zover.

Daarnaast werd je bij ons oude pakket deels eigenaar van het systeem, je betaalde contributiegeld dat per licentie werd berekend. Het oude systeem was vergelijkbaar met een grote boom waar veel aan gesnoeid werd en nieuwe takken bij zijn gekomen. Er werd van alles aan één tak gebouwd, maar de dooie takken die eraan vastzaten kon je er niet uit halen, dan viel alles om. Deze “dooie takken” kwam je met het onderhoud en systeembeheer wel steeds tegen. Kortom, het was een omslachtig systeem geworden.

Bovendien hadden ze een verenigingstructuur waar de zeggenschap van de leden is. Het beleid van de organisatie kon bepalen waar aan gewerkt werd. Als je wensen hebt, met name op het gebied van verslaglegging en monitoring, dan kom je onderaan op de lijst. De grootste partij wordt dan het eerste geholpen met de wensen, terwijl misschien de kleinste partij veel meer ideeën heeft.

De laatste reden om te stoppen is dat het pakket niet kon plannen. Er zat wel een planmodule in maar die was niet geschikt voor wijkplanning (V&V) en gegevens waren alleen centraal beschikbaar. De ontwikkelingen duurde ons te lang, ze zitten nu nog in de testfase met de webversie.

Wat vonden de zorgmedewerkers hiervan?

De wens van medewerkers was dat ze tijd voor zorg wilden nemen, geen administratieve last. Ook de gegevens decentraal beschikbaar hebben was een strategie van ons. We hebben decentrale locaties (teams), maar als je informatie via mail wilt sturen dan ben je in strijd met de privacywetgeving. Nu kunnen zij op de pc inloggen en hun routes inzien, dus echt decentraal werken.

Het is me daarnaast opgevallen dat de dames heel ontspannend en rustig te werk gingen toen ik een dag meeliep. Nu constateren we achteraf, dus na invoering van het systeem, dat medewerkers binnen de indicatie hun werk doen. De angst was het tegenovergestelde; dat ze nog meer in moesten korten qua tijd door de registratie, dat ze nog harder moesten werken in dezelfde tijd. We moesten duidelijk overbrengen dat de dames juist de tijd moesten nemen. Ze vinden trouwens het gebruik van de telefoon als registratiemiddel echt een genot.

Het systeembeheer is ook eenvoudiger geworden. Alles staat nu buiten de deur, er is geen beheer meer nodig. Je blijft natuurlijk wel afhankelijk van derden want onze klantgegevens staan ergens anders extern, maar het staat nu wel veiliger.

Wat is voor een zorgmanager interessant aan Ons?

Voor we begonnen met Nedap deden we alles met Excel en hadden we een papieren administratie; inkloppen. Excel geeft alleen aantallen, geen managementinformatie. Nu zit ik dagelijks achter de pc. Ik ga alle zorgregels na zodat ik direct bijzonderheden kan zien. Ik bekijk alle teams om te zien hoe het gegaan is afgelopen week, ik kijk dagelijks naar het menu ‘zorgregels complementeren’.

Fiatteren doe ik eens per week. Tussentijds zoek ik naar vraagtekentjes, daar komt bijvoorbeeld naar voren dat een zorgarrangement niet goed is ingevuld. Dan zet ik dit op de mail naar de cliëntadministratie of desbetreffende persoon, zodat zij een paar dagen hebben om het op te lossen. Alles is dan voor het fiatteren klaar.

Voor meer informatie:
Jan Stevenson
Hoofd Zorg, Wonen & Welzijn
Stichting Zorgcombinatie ‘Interzorg’
Foswerterstrjitte 71
9172 PS  Ferwert
Tel.  (0518) 418 333
Fax.  (0518) 411 211
Mail: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
Internet: www.interzorg-ferwert.nl

Bron foto's: www.harmenhwestra.nl