Diomage is een kleinschalige zorginstelling in de gehandicaptensector. In de gemeenten Gemert, Bakel en Boekel leveren ruim 180 medewerkers zorg aan zo’n 135 mensen met een verstandelijke beperking. Diomage is voortgekomen uit twee grotere instellingen en is eind vorig jaar volledig verzelfstandigd. Cliënten van Diomage wonen in gewone woningen in de wijk, bewoners hebben de keuze uit een woonhuis dan wel een appartement. Diomage levert hoofdzakelijk intramurale zorg. Hiernaast levert Diomage zorg aan zo’n 50 ambulante cliënten. Vanuit Diomage leveren de medewerkers de begeleiding en persoonlijke verzorging. Nedap is als zorgpakket officieel sinds januari 2012 in gebruik.

Hoe was het zorgproces ingericht voordat jullie met Nedap werkten?

Voorheen gebruikten we 6 systemen voor wat we nu met Ons zorgpakket doen. Zo deden we de aanlevering van de zorgdeclaraties (AW319) met AW-entry door het zelf maandelijks handmatig te vullen. Daarnaast was er een systeem waarmee we de aanlevering richting het CAK deden en een apart systeem ten behoeve van het binnenhalen van indicaties. Excel werd voornamelijk gebruikt voor het bijhouden van de extramurale zorg. Als instelling waren we al vooruitstrevend bezig met het opstellen en delen van zorginhoudelijke rapportages. Via een Sharepoint CRS oplossing waren alle (basis)gegevens van en dagrapportages over de cliënt al inzichtelijk voor familie en verwanten. De keuze voor Nedap is genomen omdat we er gelijk vertrouwen in hadden dat we rapportages ook op onze manier kunnen delen met verwanten Het delen van belevenisgerichte rapportages is voor ons belangrijk. Met behulp van de website www.carenzorgt.nl biedt Nedap aan ons deze mogelijkheid.

Wat zijn de eerste bevindingen verwanten omtrent invoering Caren?

Met twee families van cliënten en de voorzitter van de cliënten/verwantenraad is er een pilot gedaan met betrekking tot het inzagerecht in de rapportages. Door middel van een persoonlijke brief met aanmeldcode zijn de eerste contactperso(o)n(en) van de families uitgenodigd voor Caren. Het grote voordeel ten opzichte van de oude manier van werken is dat de gebruiker erop wordt geattendeerd dat er een rapportage gedeeld is via de mail of via een SMS. Families reageren ook door hun eigen rapportages te delen met Diomage. Een voorbeeld uit de pilot is de situatie dat een cliënt zelf niet kan praten en de familie (op de achtergrond) in Caren communiceert over de dagelijkse activiteiten. Zo is de situatie voorgekomen dat de familie heeft gecommuniceerd met elkaar dat de cliënt ook is uitgenodigd voor de verjaardag aankomende zondag. Zo is iedereen op de hoogte gesteld en hoeft niemand ongerust te zijn dat de cliënt niet is ingelicht. Het leven van de cliënt wordt veraangenaamd doordat mensen om hem heen snappen wat hem bezig houdt.

Waarom is er destijds voor Nedap gekozen?

We hebben gekozen voor het geheel webbased werken omdat we kleinschalig werken, niet te complex, maar toch vrij veel verschillende locaties hebben (35). Medewerkers dienen altijd en overal toegang te hebben tot het systeem en Ons zorgpakket ondersteunt deze ‘nieuwe’ manier van werken. Het kunnen koppelen met salarispakketten is een belangrijke factor voor ons geweest met Nedap in zee te gaan. Naast onze intramurale manier van werken ondersteunt Ons zorgpakket de ambulante medewerkers optimaal onder andere met behulp van het registeren van tijd met telefoons (voorzien van NFC-technologie).

Wat heeft de nieuwe manier van werken tot nu toe opgeleverd?

Belangrijk is dat onze gehele basisadministratie op orde is. Directe winst is het feit dat we gelijk aan de slag konden met de AW319. Geen dubbel werk meer, pure efficiencywinst. Daarnaast hebben onze medewerkers nu veel meer informatie tot hun beschikking. Het feit dat zorgplannen nu bewaakt worden in het systeem en dat overdrachtsrapportages gegenereerd worden maakt het voor medewerkers prettig. Medewerkers van het ambulante team registreren hun zorgmomenten met de telefoon. Eventuele correcties vinden plaats op het medewerkerportaal. Doordat Ons webbased is werken naast al onze coördinerende begeleiders ook ambulante medewerkers met de iPad. Naast het kunnen inzien van cliëntgegevens rapporteren medewerkers nu ook bij de cliënt thuis.

Hoe is de implementatie gegaan van Ons?

De implementatie van Ons is heel snel gegaan. Dit kwam voornamelijk doordat we met een select gezelschap ons bezig hebben gehouden met de implementatie. We zijn in november 2011 begonnen. In samenwerking met Quattri zijn zaken goed voorbereid en met wat im- en export bestanden de gegevens snel over kunnen zetten van onze oude systemen naar Ons. Begin januari was het administratieve gedeelte al op de rit. Dit is ook absoluut noodzakelijk om met de rest door te kunnen gaan. De Business Partner heeft twee trainers binnen Diomage opgeleid. De betreffende medewerkers hebben vervolgens iedereen binnen Diomage wegwijs gemaakt in Ons. De combinatie zorgmedewerkers en ICT wordt vaak als gevoelig bestempeld, onze ervaring is dat met een instructie van een halve dag iedereen goed uit de voeten kon. Medewerkers ervaren Ons als een plezierige en gebruiksvriendelijke applicatie.

Wat zijn aandachtsgebieden voor Diomage omtrent invoering Ons en Caren?

Wat tot nu toe als problematisch wordt ervaren is het digitaal werken met het ondersteuningsplan, oftewel het zorgplan. Omdat het ondersteuningsplan in de vg-sector anders is dan in de v&v-sector (meer beschrijvingsgericht, minder doelmatig en actiegericht) liepen wij tegen een aantal zaken aan in Ons. In Ons dossier is de manier van werken op dit moment aan de hand van zorgdoelen en acties en minder tekst en beschrijven. Het formuleren van doelen en het meten daarop moet nog meer van de grond komen in de vg-sector. Vanuit de VGN, brancheorganisatie voor de verstandelijke gehandicaptenzorg, wordt in het project vernieuwde werkwijze Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg gewerkt aan (door)ontwikkeling en vormgeving van het kwaliteitskader in de sector. Hier wordt dan ook uitgebreid stil gestaan bij de methodiek omtrent het ondersteuningsplan. Diomage wacht met invoering zorgplannen in Ons tot begin 2013, dan is de verwachting dat er vanuit de VGN ook meer duidelijkheid is over deze manier van werken. Tot die tijd betekent dat voor ons vooralsnog doorgaan met het handhaven van de oude Word documenten.
  Met betrekking tot het delen van rapportages met familie: de familie vindt het wenselijk dat Diomage bepaalt (in samenspraak met de wettelijk vertegenwoordiger) wie bevoegd is in Caren rapportages van (coördinerend) begeleiders in te zien. De situatie is nu zo dat de ‘beheerder’ van de zorgpagina in Caren dit bepaalt. De coördinerend begeleider van Diomage heeft op dit moment deze rol. In overleg met Nedap is er besproken dat de functionaliteit in Ons dossier (familiecommunicatie) wordt door ontwikkeld zodat Diomage besluit een rapportage enkel te delen met de cliënt dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger. De beheerder in Caren kan dan nog wel personen toevoegen aan het netwerk maar die zien dan niet de rapportages vanuit Diomage. Eind juni zullen alle eerste contactpersonen c.q. familie ingelicht worden over deze nieuwe manier van communiceren.

Voor meer informatie:

Diomage
Karbeel 15
5421 BR Gemert
T: 0492-362383
E: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.