Erik Huitink, De Lichten-voorde

De Lichtenvoorde is een zorginstelling die vanuit Oost-Gelderland mensen met een verstandelijke en/of psychiatrische beperking ondersteunt en begeleidt. Zij willen mensen met een beperking in de gelegenheid stellen om zo normaal mogelijk in de samenleving te participeren. De organisatie telt ruim 650 medewerkers, meer dan 100 vrijwilligers en hebben 800 cliënten in zorg. Sinds december 2009 gebruiken zij het Elektronisch Cliëntdossier.

Waarom de overstap naar het ECD van Nedap?

Vanaf september 2005 registreren we de extramurale zorg met behulp van iO Smart. De ervaringen met Nedap rondom de implementatie en onderhoud zijn goed. Voor het vastleggen van de indicaties en productie en het zorgplan hadden we een ander pakket.  In de zomer van 2009 waren we op zoek naar een totaalpakket dat gebruikersvriendelijk is voor de eindgebruiker en de mogelijkheid heeft de registratie rondom het zorgproces, dus van indicatie tot registratie, inclusief het berichtenverkeer, vast te leggen. Op dat moment was Nedap het ECD aan het uitbereiden voor de intramurale zorg. Na divers overleg en enkele demo’s hebben we de keuze gemaakt.

Wat waren succesfactoren tijdens de implementatie?

Een succesvolle implementatie staat of valt met mensen die kennis en enthousiasme overdragen. Uiteindelijk moet je 450 mensen mee zien te krijgen. De projectleiders hebben geen 9 tot 5 mentaliteit en willen tijd vrij maken voor het ECD. Dat vraagt ook om flexibele communicatie, bij zowel De Lichtenvoorde als bij Nedap.
Een andere succesfactor is dat mensen binnen de eigen organisatie de instructie verzorgen. Op deze manier kun je de taal van De Lichtenvoorde gebruiken en herkenbare voorbeelden uit de eigen praktijk inzetten. Bovendien weten de medewerkers de begeleiders makkelijk te vinden om feedback of tips te geven over het gebruik. De lijnen zijn kort, er wordt door de medewerkers meegedacht en de drempel om te blijven communiceren is laag.

Hoe verliep de introductie en scholing?

De introductie verliep soepel bij de medewerkers. Ze waren al gewend om met een Elektronisch Cliëntdossier te werken, ze hadden al kennis van het opstellen van een profielbeschrijving en een zorgplan. In wezen kregen de medewerkers dus alleen te maken met een ander scherm. Voor de medewerkers was het echter wel nieuw om te rapporteren met het ECD. Om de implementatie soepel te laten verlopen zijn instructiedagen georganiseerd voor het scholen van de medewerkers. De instructies werden verzorgd door eigen collega’s. Iedereen kon diezelfde dag aan de slag omdat het account direct werd geactiveerd. Het was prettig om in de productieomgeving te werken. De instructie werd per team aangeboden waardoor het team tegelijk startte.

Hoe zijn de ervaringen?

De medewerkers ervaren het dossier als een overzichtelijk en eenvoudig systeem, zoals de rapportage en het teruglezen daarvan.  Tevens zorgt een dagelijkse omgang, vanwege het rapporteren, voor een betere borging van het zorgproces. Voorheen werd namelijk alleen het zorgplan onderhouden door het profiel bij te stellen en doelen opnieuw vast te stellen. De piek zat op twee keer per jaar, waardoor er niet veel met het oude ECD werd gewerkt. Door het dagelijks rapporteren is het bijstellen van het profiel sneller gerealiseerd. Een ander voordeel is dat medewerkers inzicht hebben in het dossier van alle cliënten binnen het eigen team. Het is van belang te weten wat er binnen hun team speelt.

Voor meer informatie:
www.delichtenvoorde.nl
Dianne te Paske
Applicatiebeheerder
Galileïstraat 26, 7131 PE Lichtenvoorde
Tel: 0544 – 371 130
Email: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.